Un contratista envía una cotización que supera tu gasto autorizado. Un miembro del equipo solicita cambiar una cuenta bancaria. Una orden de mantenimiento de alto costo está a punto de confirmarse.
Estos son los momentos donde quieres una regla definida de antemano — no una revisión manual cada vez. BasePro te permite establecer límites de aprobación y cadenas de autorización con anticipación, para que la plataforma los haga cumplir automáticamente. Tú configuras las reglas; BasePro lleva la decisión a la persona correcta de tu equipo cuando se alcanza el límite.
Lo que necesitas
- Una cuenta en el nivel que incluye aprobaciones (Enterprise) o, para preferencias básicas de notificación, cualquier cuenta activa en BasePro
- Claridad sobre qué niveles de gasto y qué categorías de cambio requieren una segunda firma en tu organización
Parte 1: Configurar reglas de aprobación
Pasos
1. Abre la configuración de tu cuenta u organización.
Navega al área de configuración. Busca la sección que cubre aprobaciones, reglas de autorización o gobernanza — la etiqueta exacta puede variar según tu configuración.
2. Define un límite de aprobación para gastos.
Establece el nivel de gasto a partir del cual una orden de mantenimiento o un gasto requiere una segunda aprobación antes de confirmarse. Por ejemplo: cualquier orden de trabajo que supere cierto monto requiere la firma del gerente antes de que se confirme la asignación al proveedor.
Cuando una orden supera el límite de aprobación que estableciste, quien la envió no puede finalizarla por sí solo — un segundo miembro autorizado del equipo debe revisarla y aprobarla primero.
3. Agrega reglas de doble firma para cambios sensibles.
Para cambios con mayor riesgo — como modificar el número de una cuenta bancaria o actualizar una configuración relevante para cumplimiento — puedes requerir que dos administradores confirmen el cambio. Esto es independiente del límite de aprobación para gastos y aplica a una lista definida de acciones sensibles.
Establece qué categorías de acciones requieren doble firma y qué roles califican como segundo aprobador.
4. Guarda tu configuración de aprobaciones.
Confirma y guarda. A partir de este momento, cualquier acción que alcance el límite de aprobación requerirá la aprobación definida antes de proceder. Tu equipo verá un estado claro de aprobación pendiente en el elemento afectado — no podrán saltárselo.
Parte 2: Configurar preferencias de notificación
La configuración de notificaciones de BasePro te permite elegir qué eventos generan una alerta para qué miembros de tu equipo. Cada notificación que se envía lo hace porque tú la configuraste — BasePro no envía alertas automáticamente a propietarios, inversores ni inquilinos.
Pasos
5. Abre la configuración de notificaciones.
Dentro de la configuración de tu cuenta, navega a las preferencias de notificación. Verás una lista de tipos de eventos — cambios de estado en órdenes de mantenimiento, nuevos registros de gastos, solicitudes de aprobación, entre otros.
6. Elige quién recibe notificaciones por cada tipo de evento.
Para cada evento, selecciona los roles del equipo que deben recibir una alerta. Por ejemplo:
- Quizás quieres que todos los administradores sean notificados cuando hay una solicitud de aprobación pendiente.
- Quizás quieres que el gerente asignado sea notificado cuando cambia el estado de una orden de mantenimiento.
- Quizás quieres ser solo tú quien sea notificado cuando un cambio de cuenta bancaria requiere doble firma.
7. Guarda tus preferencias de notificación.
Confirma. Los miembros del equipo que designaste recibirán alertas para los tipos de eventos que seleccionaste, dirigidas a los roles que especificaste.
Qué verás cuando termine
- Las reglas de aprobación están activas: cualquier transacción o cambio que alcance tu límite de aprobación configurado muestra un estado de aprobación pendiente hasta que la persona correcta de tu equipo actúe.
- Las preferencias de notificación están guardadas: los miembros del equipo que designaste reciben alertas para los tipos de eventos que seleccionaste.
- Puedes revisar y actualizar ambas en cualquier momento desde la misma área de configuración.
Una nota sobre la comunicación con propietarios e inversores
El sistema de notificaciones y aprobaciones de BasePro gobierna las operaciones internas de tu equipo. La comunicación con propietarios, inversores e inquilinos — estados de cuenta, actualizaciones de mantenimiento, mensajes — siempre es algo que tú eliges enviar, en tu momento, a través del canal que prefieras. La plataforma nunca los envía automáticamente sin tu instrucción.
Si algo no está claro
Las etiquetas exactas en tu espacio de trabajo pueden variar ligeramente respecto a esta guía. Para los pasos precisos en tu cuenta, abre BasePro Support desde dentro de la app — cubre el flujo de configuración de aprobaciones y notificaciones en lenguaje claro.