Llega una factura de mantenimiento. Recibes un recibo de servicios. Un contratista te manda un comprobante. Cada uno necesita registrarse contra la propiedad correcta antes de poder conciliar las cuentas o generar un estado de cuenta preciso para el propietario. Esta guía cubre ese paso — incluyendo adjuntar el documento para que el registro quede completo.
Lo que necesitas
- Una propiedad activa en tu cartera (
PROPERTY_01en este ejemplo) - El monto del gasto, la fecha y la categoría
- La factura, recibo o cualquier documento de respaldo (PDF, imagen u otro formato similar)
Pasos
1. Abre la sección financiera de la propiedad.
Desde tu vista de cartera, abre PROPERTY_01. Navega a la sección financiera o el libro de gastos de esa propiedad.
2. Inicia un nuevo gasto.
Selecciona la opción para registrar un nuevo gasto o transacción de salida. Se abre un formulario corto.
3. Ingresa los detalles del gasto.
Completa:
- Fecha — la fecha del gasto, no la fecha en que lo estás registrando
- Monto — el monto exacto que aparece en la factura o recibo
- Categoría — elige la categoría de gasto que mejor lo describe: mantenimiento, servicios, seguros, honorarios de administración, u otro
- Proveedor — el nombre del contratista, proveedor o prestador de servicios (
VENDOR_Aen este ejemplo) - Descripción — una nota corta que sea clara cuando la revises a fin de mes (por ejemplo, "Reparación de plomería — Unidad 3A")
4. Adjunta el documento de respaldo.
Antes de guardar, adjunta la factura o el comprobante. Usa la opción de carga de documentos y selecciona el archivo desde tu dispositivo. Los formatos aceptados suelen incluir PDF y los tipos de imagen más comunes.
Adjuntar el documento en el momento del registro — no después — es el hábito que mantiene tus registros listos para una auditoría. Si estás registrando varios gastos seguidos, abre los documentos en tu dispositivo primero para que la carga sea un solo clic.
5. Guarda el registro.
Confirma los detalles y guarda. El gasto aparece en el libro de transacciones de la propiedad con el documento adjunto.
Qué verás cuando termine
- El gasto aparece en el libro de
PROPERTY_01con la fecha, el monto, la categoría, el proveedor y la descripción. - El documento adjunto es accesible directamente desde el registro — sin carpetas separadas que mantener.
- El gasto queda incluido en el saldo corriente y fluirá hacia los estados de cuenta de propietarios y la conciliación.
Si algo no está claro
Las etiquetas exactas en tu espacio de trabajo pueden variar ligeramente respecto a esta guía. Para los pasos precisos en tu cuenta, abre BasePro Support desde dentro de la app — cubre el flujo de gastos y documentos en lenguaje claro.
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